Asystent / Asystentka Zarządu

Celem stanowiska jest  zapewnienie wysokiej jakości wsparcia operacyjnego i komunikacyjnego Zarządu poprzez profesjonalne planowanie, organizację oraz koordynację przepływu informacji i dokumentów oraz ochronę czasu i priorytetów Zarządu.

Zakres odpowiedzialności:

• Zarządzanie kalendarzami CEO oraz 3 Członków Zarządu, w tym priorytetyzacja.
• Organizacja spotkań Zarządu (agenda, materiały, obsługa logistyczna).
• Udział w wybranych spotkaniach Zarządu, notatki z ustaleniami, nadzór realizacji ustaleń.
• Koordynacja komunikacji do i z Zarządem.
• Przygotowywanie pism, w tym urzędowych i korporacyjnych, z wykorzystaniem poprawnego języka formalnego (PL/EN).
• Rejestrowanie decyzji Zarządu i monitorowanie realizacji.
• Kompletowanie materiałów i informacji dla Zarządu.
• Wstępna analiza dokumentów przekazywanych do Zarządu: poprawność zapisów, identyfikacja braków i błędów, kierowanie do poprawek przed przekazaniem do Zarządu.
• Koordynacja procesu podpisywania dokumentów.
• Monitorowanie terminów formalnych (bez obowiązków ESPI).

Wymagania:

• Minimum 3 lata doświadczenia w roli Executive Assistant/Office of the Board/Chief of Staff Assistant.
• Mile widziane doświadczenie w spółkach giełdowych i/lub technologicznych.
• Doświadczenie we współpracy z Zarządem wieloosobowym.

Umiejętności:

• Swobodna komunikacja w języku angielskim na poziomie C1 (spotkania, dokumenty, prezentacje).
• Dobra znajomość Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Doskonała organizacja pracy, wielozadaniowość i szybkie reagowanie na zmiany/potrzeby.
• Dyskrecja i poufność.
• Asertywna i profesjonalna komunikacja.
• Brak oporów przed braniem odpowiedzialności.
• Terminowość, skrupulatność i dociekliwość.
• Wysoki standard etyki zawodowej.